Zaman Yönetiminin Domates Hali

Kişisel ve çalıştığımız şirket için her zaman önemli olan istediğimiz ya da istenilen işin zamanında bitmesidir. Erken biterse hatta daha bir güzel olur. Ama bir sürü işiniz var ve planlama da sıkıntınız mı var? O zaman size tavsiyem domates …

Yanlış duymadınız “domates tekniği” hem de Italyaca olanı, yani Pomodoro. Pomodoro tekniği; 1980′ lerde  Francesco Cirillo tarafından geliştirilen bir zaman yönetim metodolojisi. Basit ve hızlı adapte olunabilecek kurallardan oluşan Pomodoro ile biriken işlerinizi ve belki de hayatınızı çok rahat düzene sokabilirsiniz.

Pomodoro kullanırken daha önceden değindiğim Scrum süreçlerine biraz benziyor. Aslında şunu rahatlıkla söylemekte mümkün olabilir; “kişisel scrum“. Hızlıca Pomodoro kurallarına ve süreçlerine bakalım o zaman. Kurallarden önce küçük bir hatırlatma yapılacak her bir aktif çalışma sürecinin adı “Pomodoro” dur. Bütün yönteme Pomodoro Tekniği deniyor. 🙂

Kurallar

  1. Yapacağınız işleri belirleyin.
  2. Saatinizi 25 dakikaya ayarlayın ve ilk Pomodoro nuza başlayın ve yapacağınızı seçtiğiniz işin süre bitene kadar yapın.
  3. 3 ile 5 dakika arasında bir kısa mola verin. Mola bittikten sonra tekrar yeni bir Pomodoro ya başlamak için 2. kuralı tekrarlayın.
  4. 4 tane Pomodoro koştuktan sonra 15 ile 30 dakika arasında uzun bir ara verin. Süre bittiğinde tekrardan Pomodoroya başlamak için 2. kuralı tekrarlayın.
kurallar bu kadar ( basit olduklarını söylemiştim 🙂 ).

 Süreçler

Pomodoro tekniğinin en önemli ve en can alıcı noktalarından biri süreçlerdir. Tekniğin düzgün işleyebilmesi için bu süreçlerin doğru bir şekilde yerine getirilmesi gerekmektedir.

Planlama

Planlama süreci; her şeyin başladığı süreçtir. Bu süreçte yapacağımız işlerin bir listesini çıkartarak bu işler için birer efor tahmininde bulunuruz. Üzerinde çalıştığımız iş bittiğinde bu listede tamamlandı olarak işaretlenir ve bize sonraki adımlar için bir bilgi sağlamış olur. Bu bilgi efor tahmini ve yapılacak işlerin önceliklerini belirlememiz de bize ileride yol gösterecektir.

Planlama da yapılacak işleri Pomodoro süresi içinde yapılabilecek küçüklükte bölmek, toplamda çok daha fazla işi tamamlamanıza ve işinizi yaparken bölünmelerden oluşacak zaman kayıplarının önüne geçebilecektir. Ama bunu yapmak zorunlu değildir.

İşleme – İzleme

Bu süreçte planladığımız işlerimiz için Pomodoro tekniğini uygulamaya başlıyoruz, yani domatesleri ezmeye başlıyoruz 😀 Pomodoro sonunda planlama listesine bir ‘X’ (çarpı işareti) ekliyoruz. Bu listemizdeki işi kaç Pomodoro içinde yaptığımızı bize göstermiş olacak.

Pomodoro tekniğini uygularken bazen yaptığınız işten daha önemli ve planlamadığınız kişisel veya iç işler gelebilir. Bunu da mutlaka kayıt almak gerekir. Bu gibi durumları planlama listemizde ‘´’ ( tırnak işareti ) ile işaretliyoruz. Bu bizim planladığımız işi yaparken kaç kere veya kaç pomodoro süresi kadar bölündüğümüzü gösterecektir. Bir sonraki süreçte bu bölünmeli ve planlanmamış işlerimizi arşivimize planlanmamış iş olarak ekleyeceğiz.

Peki dışarıdan her hangi iş gelirse. Bunu ayırmak için ‘-‘ ( tire ) işareti kullanarak işaretleme yapıyoruz. Sonuçta planladığımız işi yapmamıza engel olan dahili ve harici işler olabilir. Bunları engellemek için neler yapacağımızı en son süreç olan iyileşme içerisinde yapıyor olacağız.

Kaydetme ve Bilgiye Dönüştürme

Her günün sonunda “tamamlanmış” olan işlerimizi ayrı bir listeye işin tanımı ve kaç pomodoro süresinde tamamladı şeklinde kaydediyoruz. Bu bize geriye yönelik bir işi kaç pomodoro süresi içinde yaptığımıza dair bir arşiv sağlayacaktır. Bu arşivi kullanarak planlama sırasında benzer bir iş için kaç pomodoro süresi harcayacağımızı daha rahat belirlememize yardımcı olacaktır.

Bilgileri kaydetme sırasında; tarih, başlama zamanı, işin türü, işin açıklaması, kaç pomodoro süresinde bittiği ve notlar olmalıdır. Notlar kısmına, tamamlama sırasında ya da işin uzamasına yol açmış olan her hangi bir sorun veya işi tamamlarken öğrenilmiş bir bilgi olabilir. Bu sayede elimizde olan ham veriyi ileride kullanabileceğimiz bilgiye dönüştürmüş oluyoruz.

İyileşme

Pomodoro tekniği sağladığı bilgiler sayesinde, kişisel gözlem ve karar verme süreçlerinin iyileşmesine yönelik etkili bir yöntemdir. Pomodoro tekniği size; belirli bir süre içerisin de yapmak için planladığınız işleri ne kadar pomodoro süresi içinde yaptığınızı ve basit olduğunu  ya da zor olduğunuz düşündüğünüz işler için ne kadar çok veya az zaman harcadığınız gösterecektir. Bunun yanında basit bir işlem için çok fazla zaman harcadığınızı gösterdiğin de, o işi daha kısa sürede tamamlamanız gerektiğini size belirtecektir. Bu sizin daha hızlı ve yaratıcı çözümler bulmanıza neden olacaktır.

Süreçlerin hepsini anlattım. Ancak bazı değişik durumlarda oluşabiliyor. Bunları hepsi Pomodoro Tekniği elektronik kitabında bulabilirsiniz. Bu kitapta kullanacağınız tablolar ve örnek senaryolar yer almakta. Başlamadan önce kitaba bir göz atmanızı tavsiye ederim.  Bunun yanında Pomodoro tekniği hakkında güncel ve detaylı bilgileri resmi sitesinde bulabilirsiniz. Sitede domates şeklinde bir saat göreceksiniz, bunu kullanarak zamanınızı ölçebilirsiniz ya da daha çok telefonunuzu kullanarak pomodoro sürelerini takip edebilirsiniz. iPhone ve Android için güzel uygulamalar var ya da hiç olmadı bilgisayarınız da bir programla bu süreyi takip edebilirsiniz.

Toplamak gerekirse; ben kullanmaya başladığımdan beri bazı şeyleri düzeltmem gerektiğini Pomodoro tekniği beni rahatsız ederek gösterdi. Teknik, size de rahatsızlık vererek bazı şeyleri düzeltmeniz için sizi zorlayacaktır. Buna karşı koymayın düzeltmeyi deneyin. 😉

Yorumlayın