Sosyal canlılardan biri olan bizler çoğu zaman bir şeyi yapmak ya da bireysel yapamayacağımız bazı şeyleri yapmak için bir araya geliyoruz. Amacımız belirli ve onu yapmak için elimizden gelen bütün çabayı gösteriyoruz ve sonra dağılıyoruz.Yapılan birleşme ve işleri birlikte yapmak kolay gözükse de aslında altında bir süreç olduğunu düşünen yok gibidir. Bu yazım da takımların oluşum süreçlerini anlatmaya çalışacağım. Bu konu aslında sosyolojinin konusu olabilir ve ben bu konuda uzman değilim, ancak yaşadığım çevreyi gözlemlediğim de bazı şeylerin sabit ya da deneysel süreçleri olduğunu görüyorum ve bunlar ile ilgili yazılar okumaya çalışıyorum ve bunlardan öğrendiklerimi, daha yeni bilgiler öğrenebileceğim insanlarla paylaşıyorum.

Takım mı? Grup mu?

Eiger Danışmanlık Şirketinin eğitimlerinden biri.

Eiger Danışmanlık Şirketinin eğitimlerinden biri.

Bu soruyu çoğu kişiye sorduğumuz da aslında aynı şey olduğunu söyleyebilirler (bana da sorsaydınız kesin ikisi de aynı derdim). Ama aslında ikisi arasında gerçekten farklar var. Hatta şöyle bir cümle var; bütün takımlar gruptur, ancak bütün gruplar takım değildir. Aslında bu cümlenin anlamını; grubun özellikleri vardır, ancak takımların kendilerine has özellikleri vardır şeklinde yorumlayabiliriz.

Takım, karşılıklı ortak hedefler doğrultusunda birleşen üyelerden oluşan özel bir tür gruptur. Böyle söyleyince çok açıklayıcı olmadı, hatta grup ne demek o zaman diyenleriniz olabilir. Örnek üzerinden anlatmaya çalışayım o zaman 🙂

İş yerinde sıkıldınız ve arkadaşlarınızla birlikte hafta sonu basketbol oynayalım dediniz. Siz kendinize bir rol seçtiniz ya da lider vasıflı biri size bir rol belirledi ve bu rolü gerçekleştirmek için çabaladınız. Bu örnek aslında bir grubun en güzel göstergesi. Bir amaç var ancak asıl amaç eğlenmek basketbol oynamak değil.

Takımların açıkça belirtilmiş bir hedefi ya da görevi vardır. Basketbol Türkiye şampiyonu olmak olabilir. Grup olarak basketbol oynayan insanların esas görevi bu değildir ve hiç bir zaman da olmayacaktır. Takımlar da görevi gerçekleştirmek için açıkça tanımlanmış rolleri gerçekleştirecek belirli becerilere sahip doğru kişilerin seçilmesi olası takımla grup arasındaki bir diğer farktır.

Futbol takımın da kalecinin ve hücum oyuncusunun görevleri tanımlanmıştır. Kimse kalecinin gol atmasını ya da hücum oyuncusunun kaleyi korumasını beklemez (Beşiktaşlı Pancu bir farklı, onun olayı farklı 😛 ).

Takım bir oyunu kazandığında bir görevi tamamlamış olarak görünür. Bazen bireysel övgüler ya da eleştiriler olsa da takım görevi tamamladıysa o görev tamamlanmıştır ve maç kazanılmış ya da kupa kaldırılmıştır.

Takım ve grup arasındaki farklı kısaca özetlemek için aşağıdaki tablo yeterli olacaktır diye düşünüyorum.

Grup Takım
Lidelik Güçlü ve odaklı bir lider Paylaşımlı liderlik olabilir
Sorumluluk Bireysel sorumluluk Bireysel ve ortak sorumluluk
Amaç Kurumun misyonuyla özdeş Belirli bir amaca yönelik çalışma
Ürünler Grup içindeki bireylerin bireysel ürünleri Toplu iş ürünleri
İletişim Zaman sınırlı toplantılar Açık uçlu tartışmalar ve aktif problem çözme
Etki Dolaylı, diğerleri üzerinde etki sağlama yöntemiyle Doğrudan, kollektif çalışmanın ürünleri olarak
Çalışma Tarzı Grup tartışması, devretme ve sonra tek başına işi yapmak Takım tartışması, karar ve devretme, fakat işi birlikte yapma

Süreçler

Takım SüreçleriGrup ve takım arasındaki farkı anlattıktan sonra sıra geldi süreçlere. Gözlemlediğim ve okuduğum yazılarda farklı farklı süreçler olsa da aslında hepsi bir birine benzer süreçlerden bahsediyorlar. Benim değineceğim süreçler gözlemlerime en yakın gelen süreçler.

Forming

Takımın kuruluş sürecidir, takımdaki insanlar hala bireysel olarak çalışmaktadırlar. Bu aşamada takım içerisinde olması gereken kişiler yerine olması gereken yetkinliklerin belirlenmesi takımın bu süreci hızlı geçmesine yardımcı olabilir.

Takımın yetkinliklerini belirlerken takımın amacının ve hedefinin belirlenmesi önem arz etmektedir. Bu takımınızın cross functional yani az kişiyle çok daha yetkin bir takım elde etmenizi sağlayacaktır.

Daha önceden her hangi bir takımda çalışmış olan üyeler belirli beklentiler, endişeler ve ön yargılara sahip olabilirler.Yöneticiler bu süreçte takım üyelerinin bir birlerini daha iyi tanımlarını sağlamalıdır. Amaçları, rolleri, sorumlulukları ve ilgili prosedürleri açıklayarak korkuları, karışıklıkları ve belirsizlikleri en aza indirmelidir. Gerekiyorsa endişeler ve beklentiler tartışılmalıdır.

Storming

Adında anlayacağınız gibi aslında takım içerisindeki kasırgaların ve tartışmaların en çok olduğu süreçtir. Bu süreç takımın en agresif olduğu süreçtir.

Takım potansiyellerini gerçekleştirmek için bu çatışma adımını iyi değerlendirmelidirler. Daha önceden kararlaştırılmış veya takımın aldığı kararlar ve kısıtlamalar üzerinde tartışılır. Bu adım takımın daha tutarlı olmasını sağlamasının yanında dikkatlice idare edilebilirse takımın daha tutarlı olmasına yardım edecek bir fırsattır.

Yöneticiler bu süreçte; sorunları tüm kabul edilebilir bakış açılarından geri beslemeler sağlayabilmek ve ortak hedeflere yönelik çalışabilecek şekilde takımı cesaretlendirmek için iyice dinlemeleri gerekir. Çatışmayı bastırmaya çalışmak takımın işleyişini ve alacakları kararlara zarar verebilir.

Bu süreçte dikkat edilmesi gereken ufak bir nokta daha var aslında. Bu nokta sosyal hayatımızda oldukça başımıza gelen sosyal aylaklık diyebileceğimiz social loafing. Sosyal aylaklık; bireylerin, ortak bir işte takım halinde çalıştıkları ve bireysel performanslarının ölçülemediği durumlarda daha az çaba ortaya koyma eğilimi göstermesidir. Bu ilk aşamalarda ortaya çıkmayacaktır ama sonradan yöneticiler dikkat etmezse storming sonrasındaki norming sürecinde sıkça karşılaşılabilecek bir durum olabilir ve takımın belirleyeceği kurallar ya da kısıtlamalar tek kişinin kararları haline gelecektir.

Norming

Norming adımı, alınan karaların artık takımın değişmezleri ve herkesin uyacağı kararlar halinde birleştirildiği adımdır. Takım kaynakları kullanarak iş ya da görevin nasıl yapılacağını belirler.

Yöneticiler bu adımda; kuralların ve normların ortak bir karar içerisinde alındığına ve takımın etkinliğine yardımcı olduğuna emin olmalıdırlar. Yeni kurallar yaratılmasına zaman vermek takımın daha sonraki adımlarda yapmak isteyeceği kuralları daha verimli hale getirecektir. Bunu sağlayabilmek için her üyenin kendini takımın bir parçası olarak hissetmesini, takımın amacını ve değerini benimsemesini yöneticilerin sağlaması gerekir.

Performing

Takım elindeki işleri bu aşamada yapmaya başlar ve bitirmek için yetkinliklerini kullanır. Üyelerin bireysel yetkinlikleri birleşerek takımın yetkinliği haline gelir ve eldeki görevler tamamlanmaya çalışılır. Takım kendi gelişimi üzerinde yoğunlaşarak daha iyiyi hedeflemeyi bu adımda yapar. Takım üyeleri üretkenlik, verimlilik ve potansiyellerine odaklı olmalıdırlar.

Yöneticiler takımın etkinliğini takımın çalışmasını, bireysel memnuniyet ve başarılara bakarak değerlendirir. Değerlendirme takımın tamamına övgü ve ödül olarak dönmelidir. Bireysel övgüler ve ödüllendirmeler rekabet ve takım içinde düşmanlıklara sebep olabilir.

Adjourning ya da Mourning

Takımın dağıldığı aşamadır. Takım dağıldığı için bireyler diğer sorumluluklarına dönerler. Bu adıma takım görevlerini bitirdiği için ya da storming sürecinden dolayı direk ulaşabilir.

Yöneticiler takıma, takımın birlikte görevini nasıl iyi yaptığını, takım üyelerinin neler öğrendiğini ve zorluklarla nasıl başa çıktıkları konularında geri bildirimler sağlamalıdır. Bu takım üyelerin birbirleriyle tekrar çalışmaya teşvik edecek bir davranıştır. Eğer böyle bir durum yoksa, takım üyelerinin birbirleri ile bağlantılarını korumak için teşvik etmeli ve yeni faaliyetler ya da projeler vasıtasıyla ilişkileri geliştirmeleri için takım üyelerine destek olmalı onları cesaretlendirmelidir.

Yukarıdaki süreçler takım yaşamaya devam ettiği sürece devam etmelidir. Eğer devam etmezse takımların sonu adjourning olarak sonuçlanabilir.

Süreçler sırasında dikkat edilmesi gereken önemli noktalardan bir tanesi takım performing adımındayken ya da bir projeye başladıktan sonra yeni kişilerin takıma katılması takımın en başa dönmesine sebep olacaktır. Bu durum köklü ve yerleşmiş takımlarda takımın dağılmasına kadar gidebilecek storming adımlarının habercisi olabilir. Bu yüzden yöneticiler takıma yeni birini ekleyeceği zaman takımın sert tepkisine hazırlıklı olmalıdır.

Takım Sayısı

Zaman Kaynak Kapsam ÜçgeniTakım sayısı takımın yapacağı işe göre değişebileceği gibi kaynaklar doğrultusunda da şekillenebilir. Ancak unutulmaması gereken takım içerisindeki üye sayısının artması yönetilebilir ortamı daha çok kaosun olacağı bir ortama taşıyabilir. Bunun için yapılan araştırmalar sonucunda ortaya çıkan optimum sayı 6 . Bir takımın yönetilebilir ve sorunsuz çalışması için 9 kişiden fazla olmaması öneriliyor.

Aslında incelediğim araştırmalar çok farklı şeyler söylüyorlar. Ancak proje yönetim metodolojileri takım sayısı için hep aynı şeyi söylüyor; kaynak artarsa  daha çok iş yapabilirsiniz ve daha çok zaman harcarsınız eğer zaman ve kapsamın da kaynakla birlikte doğru orantılı arttığını düşünürsek.

Proje yönetiminde yer alan zaman, kaynak ve kapsam üçgeni aslında bu konuyu anlatmak açısından oldukça faydalı olabilir. Bu üçgen aslında zaman, kaynak ve kapsama ek olarak kaliteyi de göstermektedir. Üçgenin ortasında yer alan kalite, zaman, kaynak ve kapsama bağlı olarak değişir. Kaynak bu üçgende takım üyesi sayısını ifade etmektedir.

Takımdaki üye sayısının artmasına paralel olarak kalite korunmak isteniyorsa zaman ve kapsamın da artması gerekiyor. Fakat çoğu gerçek senaryo da; kaynak artarken zaman kısaltılır ya da sabit kalır. Bu durumda kalitenin değeri ciddi anlamda değişecektir.

Eğer takımın sayısının fazla olduğunu düşünüyorsanız bunu anlamak için değişik yöntemler kullanabilirsiniz. Bu yöntemlerden eğlenceli olanı Amazon’ un kullandığı iki pizza takım kuralı. Bu kuralın uygulanması çok basit ve çok eğlenceli. Kurala göre, bir proje takımı iki pizzadan daha fazla yiyorsa o takım büyüktür (İki pizzayı ben tak başıma yiyorum :)). Amazon’ a göre küçük takımlar daha hızlı ve bunun ölçmek için böyle bir yöntem kullanıyorlar. Aslında haklı olmaları normal takımdaki üye sayısı az olduğunda yönetilebilir olma olasılığı artacaktır.

Toplayalım artık – her zaman ki gibi yine konudan konuya atladım. Bu yazım umarım bazı şeyleri daha farklı görmeniz için size yardımcı olacaktır. Günlük hayatımız içerisinde birebir kullandığımız gruplar ve takımların yaşam döngülerinin artık nasıl olduğunu az çok anlatmaya çalıştım. Takımlarla ilgili konuşulacak bir sürü konu olmasına rağmen, başta söylediğim gibi endüstri mühendisliği konuları bunlar ve benim uzmanlık alanım olmamasına rağmen öğrendiklerimi paylaşmaya çalışıyorum.
Grup olmakla ilgili güzel bir video paylaşmış arkadaşlarım onuda yazının altına eklemek istedim.

This article has 2 comments

  1. MehmetYitmen

    güzel bir yazı teşekkürler. Nacizane bir yorum, takım formasyonu noktasında yöneticilerin tek yapabileceği (ve de yapması gereken) guruba ya da takıma kendi kendilerine organize olmaları için destek olmaktır diye düşünüyorum. Yoksa, bir kişinin (yöneticinin) direktifleriyle ve kontrolüyle bir gurup takıma dönüşemez, sadece gerçekçi olmayan bir şekilde dönüşmüş gibi algılanabilir. Bir gurup kişinin beraber bir takıma dönüşebilmesi sadece o kişilerin yönetiminde, dışardan da destekle birlikte olabilir.

  2. Fatih Tatoğlu

    Buna tamamen katılıyorum, çok haklısınız. Bir takım çoğu şeyi kendi çözebilecek yetkinliğe sahip olmalı ve kendi başına organize olmalıdır. Bu agile bir yaklaşım ve bağımlılıkları ortadan kaldırarak kaos ortamının ortadan kalmasına olanak sağlayacaktır.

Yorumlayın