Siste Koşmak Yerine Küçük Adımlar Atarak Hedefe İlerlemek

Artık bir YemekSepeti.com çalışanıyım. Daha önce çalıştığım firmamda Yemeksepeti’ ne danışmanlık veriyordu ve 3 – 4 aylık bir süreyi burada geçirmiştim. Daha önceden çalıştığımız bir şirkette işe başlamış olmak ve işe girmeden önce bir çok insanı tanımış olmak YemekSepeti ailesine çok hızlı kaynaşmam ve kültürüne alışmam için bir avantaj oldu.

YemekSepeti’ ne dahil olduğumdan beri yoğun bir çalışma ve yapılanmanın içerisinde buldum kendimi. Öncelikle şirket çok güzel bir yatırım aldı ve ileriye çok daha güzel bakabilecek bazı değişikliklere gitmeye karar verdi. Bu kararların bana göre en önemlisi YemekSepeti’ nin aynı zamanda mutfağı olan, IT departmanının çalışma şeklinin değiştirilecek olması.

Peki, Yemeksepeti bu değişikliği nasıl yapacak ve nasıl şu anda olduğundan daha hızlı ve daha üretken bir noktaya ulaşacak? Bu sorunun cevabını katıldığımız eğitim içerisinde yeterince aldık. Bu yazımın amacı size eğitimden ve eğitimin konusundan bahsetmek aslında.

Bu bilgi paylaşımını parçalar halinde yapmanın takip edilmesi ve konunun üzerindeki anlaşılamama risklerini azaltmak için uygun olacağını düşünüyorum. Aslında bu yaptığım da aldığımız eğitimde öğrendiklerimizin bir sonucu. 🙂

Lafı daha fazla uzatmadan, bu yazıda sizlere neler anlatacağımı kısaca özetleyeyim ve sonrasında da anlatmaya başlayayım. İlk olarak aldığımız eğitimin adı “SCRUM“… Adı biraz garip gelebilir hatta, değişik şekilde esprilere konuda olabilir ama adı bu. Scrum; “scrummage” kelimesinin kısaltılmışı aslında. Anlamı ise çarpışma demek. Görsel aslında yeterince  açıklayıcı olacaktır. Rugby takımları oyuna başlamak için veya oyun durduğunda tekrar başlatmak için scrum pozistyonu alırlar ve oyun başlar ( Yemeksepeti Rugby takımı kurmuyor yanlış anlaşılmasın 😀 ).

Bu pozisyonu benim görüşüme göre; bir takım olarak mücadele edip karşı takımla daha rahat çarpışabilmek ve iki bireysel başarılar veya başarısızlıklar yerine ekip halinde büyük değil küçük ama sonucunda takım için değer oluşturmak için yapıyorlar. Bu nokta aldığımız Scrum eğitiminde de aynı şeyi söyledi eğitmenimiz Mehmet YİTMEN. Bireysellik yerine, takım olunması gerektiğini ve karmaşayı ortadan kaldırmak için hedefleri küçültmeyi ve görebildiğimiz ve tanımlayabildiğimiz işleri yapmanın toplamda çok daha büyük başarı getireceğini.

Scrum, 1950′ lerde ortaya çıkmış deneysel süreç kontrol teorisine dayanan ve kompleks işlerin üretilmesi ve sürdürülmesi için tasarlanmış bir çerçevedir. Bu çerçeve; öğrenilmesi kolay, basit kuralları olan ancak uzmanlaşması uzun zaman alan bir çerçevedir. Peki, diğer süreçler neler ve Scrum bunlardan nasıl farklı oluyor? Bu sorunun cevabını yazının devamında ve ilgili yazıları okumaya devam ettiğinizde zaten kendiniz cevaplamış olacaksınız. Ben biraz daha faklı bir noktadan başlamak istiyorum ve aslında her zaman kullandığımız en doğal dürtülerimizden biri olan deneyimlemenin ne kadar önemli olduğunu vurgulayacağım. Sonrasında önceden neler yaptığımızı ve bunların hatalarının neler olduğunu dilim döndükçe paylaşmaya çalışacağım.

Sistem nedir?

Üniversitede sistem analizi ve dizaynı dersi alırken hocalarım bana sistemi;

  • Bir amacı olan,
  • Girdileri ve çıktıları olan,
  • Ortamdan girdiler alabilmesi için arayüzlere sahip,
  • Daha iyi işleyebilmesi için geri beslemeye sahip
  • İçerisinde bileşenlerden oluşan

bir yapı olarak tanıtmışlardı. Hatta görselde görüldüğü gibi bir çizim yapmışlardı. Bakıldığında yaşayan bir sistemin tanımını yaptıklarını görmek güç değil. Gelen girdileri amacı doğrultusunda işleyerek çıktılar veriyor ortama ve ortamdan aldığı geri beslemelere göre kendini ayarlıyor. Bu aslında karmaşık (complicated) bir sistemin tanımı. Daha basit ve geri beslemeye ihtiyaç duymayan sistemlerde var kullandığımız. Örneğin; termometreler. Termometrelerin mantığı basittir, sıcaklık yükseldiğinde içerisindeki civa veya alkolünde sıcaklığı artar. Basit fizik kurallarından biri olan sıcaklık – hacim ilişkisinden dolayı termometre içerisindeki akışkan yükselir ve buda bize sıcaklığı gösterir. Çaktırmadan basit sistemi tanımlamış oldum biraz, ama yinede tanımlayalım tekrardan.

Basit sistem; basit ve öngörülebilen sistemlerdir. Basit sistemin davranışı tam olarak tahmin edilebilir ve kontrol edilebilir, çünkü çok az sayıda değişkenle etkileşim halindedir ve bu etkileşim direk bir neden-sonuç ilişkisine bağlıdır.

Gerçek hayatı düşündüğümüzde, olmasını istediğimiz; sistemlerimizin her zaman basit, istediğimizi en ucuz ve arttırılabilecek şekilde yerine getirmesidir. Bunu belki bir üretim bandı için düşünebiliriz, ancak o üretim bandında çalışacak robotlar veya şu anda kullandığımız yazılımlar için düşünmek çoğu zaman hayal olarak kalabilir.

Kendimizi düşünelim; bir şeyi elde etmek için aslında dışarıdan bakıldığında doğduktan sonra; okumak, çalışmak, yemek yemek, dinlenmek, eğlenmek ve benzeri gibi bir çok süreçten oluştuğumuzu görmek mümkün. Bu süreçlerin detayına indiğimizde aslında karmaşa artıyor ve her “Nasıl?” sorusuyla birlikte daha da bilinmezlikler su üstüne çıkıyor. Bu süreçleri yönetebilmek ve hayatımıza yön verebilmek için bazı kısa yöntemlere başvuruyoruz. Örneğin; tecrübe etme, tavsiye alma, iletişim kurma gibi…

Scrum’ ın tek söylediği; ortamda belirsizlik varsa hedefe körü körüne ulaşmaya çalışma, her adımda hedefine doğru emin ilerleyebilmek için tahmin edebildiğin şekilde ilerle ve tahmin edemediğin yerlerde dur, düşün ve ona göre adım at. Aslında söylenen şey siste koşmamız yerine, yürümemiz. Siste uzağı göremeyiz ama 1 – 2 metre önümüzü görürüz ve 1 – 2 metre önümüzdeki engeli bertaraf edebiliriz. Ancak koşarsak, engelleri doğru zamanda görememenin yanında hedefimizi ıskalayabiliriz. Sonuçta hedefler hiç bir zaman aynı yerinde duracak diye bir davranış sergilemiyor çevremiz. Bu yüzden yavaş ve emin adımlar atmak her zaman koşmaya göre daha fazla yol almamızı sağlayacaktır.

Sistem’ in Amacı ve Değeri

Her sistem mutlaka bir amaç için yapılır. Amacı olmayan hiç bir sistem yoktur. Her sistem amacı doğrultusunda bir değer üretir ve çevresine fayda sağlar. Çevresinden gelecek olan geri dönüşlere göre amacı revize olabilir veya amaç değişikliği yaparak dönüşür ve değişir. Eğer değişmezse kısa sürede yerini başka bir sisteme bırakmak zorunda kalır ve kaybolur. Bunun örneklerini görmek için sosyal ağların tarihini biraz karıştırmak ve şu anda nerede olduğunu görmek yeterli ama aslında sadece kendinize bakmanız bile yeterli olacaktır.

Değişimlere direnmek yerine onları kontrol etmek her sistemin hayatına ve bir değer üretebilmeye devam etmesi için önemlidir. Bu demek değil ki, her yeni değişimde veya gelişmede sistemi buna göre mutlaka uyarlamak zorundayız. Aslında bunun kararını verebilmek için en doğal dürtümüz olan deneyimlemeyi kullanabiliriz ama buda bize duygusallık getirecektir ve yine sistemin geride kalmasına sebep olabilecektir. O zaman “ne yapmak daha uygun?” sorunun cevabını bir sonraki yazımda söyleyeceğim. Şimdi daha öncesindeki yaklaşımlarımız tam olarak neydi ve bunlardaki hatalar nelerdi onlardan biraz bahsedeyim.

Neler yaptık?

Şu ana kadar neler yaptık? Aslında bir sürü şey yaptık ve bir sürü şeyi başardık ama bunu bazen çok zor yollardan yaptık veya bazen istediğimize yaklaştığımızı hissettiğimizde ne yapmak istediğimizi unuttuk ve amacımıza ulaşmaktan vazgeçtik ya da yeterli kaynağımız kalmadığı için buna razı olduk.

Geçmişe baktığımızda aslında en çok yaptığımız hatanın her şeyi birden tahmin etmeye çalışmanın ya da başta yaptığımız plana sadık kalmak olduğunun hiç bir zaman farkına varamadık. Bunun yerine hayalin sahibi kimse suçu ona attık ve hayalini bize doğru anlatamadığını söyleyip aradan çekilmeyi seçtik. Planı buna göre yaptık ve hiç hayal sahibini işin içine katmadan ilerledik ve bir şeyler yapmaya çalıştık. Sonuç; siz kendiniz söyleyin. Başardık diyebiliyor musunuz ve geri döndüğünüzde “fakat” , “ama” demediğiniz hiç bir nokta kalmadığından emin misiniz?

Bir sistemi oluşturmaya genellikle bir hayalle başladık ve bu hayali hayata geçirmenin en hızlı yolunu her zaman aradık. Bir şekilde bu sistemi hayata geçirdik. Bir şekilde dedim çünkü, büyük ihtimalle planladığımızdan pahalı ya da uzun zaman aldı. Tahminlerimiz tutmadı. Sistemimize yeni özellikler eklemek istedik, bunun için ilk plandan aldığımız bir sürü bilgiyi kullandık. Hatalı olduğunu düşündüğümüz şeyleri yapmamaya çalıştık ve işimizi bitirdiğimizde bir baktık aslında istediğimiz yeni özelliği yine planladığımız zaman ve bütçeyle bitiremedik. Bir durum değerlendirmesi yapmak için toplandık ve düşünmeye başladık. Neler yaptık ve ne kadar sürdüğünü inceledik. İyileştirmeler yapmaya çalıştık, harcamalarımıza baktık ve sonuçta ne gördük kullandığımız metodolojinin aslında bize uygun olmadığını ve geliştirmeler sırasında tahmin edilemeyen bir sürü risk oluştuğunu ve bunlarla başa çıkmak için çok fazla zaman kaybettiğimizi.

Metodoloji dedim, haklısınız. Bu kelimeyi yazı boyunca ilk kez kullanıyorum. O zaman hemen tanımlamasını yapalım. Metodoloji; bir problemi çözmek için iyi tanımlanmış bir kılavuzdur. Bu kılavuzun içinde görevler, işler, araçlar ve metotlar olabilir. Bir şeyin iyi tanımlanabilmesi için, çok iyi biliniyor ve değişmiyor olması gerekir. En başta da söylediğim gibi bu basit bir sistemin özelliğidir ve hayatımızdaki çoğu sistem basit değildir. Bu yüzden bir metodolojiyi uygularken genellikle öngörülebilir ve öngörülemez risklerin yönetilebilmesi için risk yönetimi uzmanları veya risk yönetimi süreçleri devreye sokulur. Buda bol bol zaman ve bol bol para demektir. Bu kadar çok zamanınız ve paranız varsa ve bana sorarsanız, dünya turu yapın veya dalışa başlayıp uçsuz bucaksız mavilikleri keşfedin 😉

Bizim hayal ettiğimiz veya kullandığımız sistemler genellikle iyi tanımlandığında karmaşık (complicated), tanımlanamıyor ise tahmin edilemeyen (unpredictable) olarak nitelendirilir. Aslında birde sadece sistemin içerisini hayal ettiğimiz ve girdilerini ve çıktılarını tahmin edemediğimiz kaos (chaos) sistemler vardır. Bunlar bizim şu ana kadar bildiğimiz ve kullandığımız sistem türleri. Scrum ile birlikte bunların yanına aslında çokta içinde olduğumuz bir sistem tipi daha ekleyeceğim. Sabretmeniz gerekiyor yalnız. 🙂

Bu yazının sonuna geldim, ancak size büyük ihtimalle cevap yerine sadece yeni yeni soru işaretleri kazandırdım. Merak etmeyin, bir sonraki yazıda bu soru işaretlerinin çoğunu çözmeye çalışacağım ve sonrada size Scrum’ ın nasıl bir şey olduğunu ve aslında eski yöntemlerin bize ne kadar yabancı ve Scrum’ ın ne kadar bize daha yakın olduğunu keşfetmenizin sağlayacağım.

This article has 1 comments

  1. Pingback: Zaman Yönetiminin Domates Hali | Fatih Tatoglu

Yorumlayın