Pomodoro

Bir işe kendimizi vererek çalışmak her zaman istediğimiz ama çoğunlukla başarmak için ek çaba göstermemiz gereken bir konu oluyor. Yakın zamanda göstermemiz gereken çaba artan iletişim imkanları sayesinde daha da artmış durumda. Bunu bir düzene koymak ve daha etkili bir çalışma yapmak için 80′ li yıllarda Francesco Cirillo’ nin geliştirdiği bir tekniği sizlere aktarmaya çalışacağım.

Adı; Pomodoro Tekniği. Pomodoro, İtalyanca domates demek ve bu adı almasının nedeni; geliştiren kişinin uygulamalarda domates şeklinde bir mutfak saati kullanması. Teknik, boş zamanlar dışında yapılan etkinlikler, ders çalışma ve benzeri alanlar gibi çok geniş bir kullanım alanına sahip olmasının yanında basit uygulanır olması sayesinde hala günümüzde popüler olarak kullanılmaktadır.

Tekniğin Faydaları

  • Kesintileri azaltarak odaklı çalışmayı ve konsantrasyonu güçlendirmek.
  • Daha bilinçli karar alınmasını sağlamak.
  • Çalışma motivasyonunu yükseltmek ve yüksek kalmasını sağlamak.
  • Hedeflere ulaşırken kararlılığınızı desteklemek.
  • Kestirme ve tahmin sürelerinin daha net olmasını sağlamak.
  • İş yapma ve öğrenme süreçlerinizi iyileştirmek.
  • Karmaşık olduğunu düşündüğünüz durumlara karşı kararlı yaklaşım sergilemenizi sağlamak.

Daha fazla uzatmadan tekniğe başlayalım.

Ekipmanlar

  1. Tekniği kullanırken zamanı ölçebilmek için bir zamanlayıcı. Bu zamanlayıcı tekniği uygulayan kişinin görebileceği bir yerde ve duyacağı kadar bir sesli uyarıya sahip olmalıdır.
  2. Günlük yapılacak işleri planlayarak sonrasında takip etmek için kullanılacak bir liste.
  3. Zaman içerisinde yapmayı düşündüğümüz işleri takip etmek için kullanılacak bir liste.
  4. Günlük çalışmalarımızı değerlendirerek, daha sonra yapacağımız çalışmalara bilgi sağlaması için kullanacağımız kayıt listesi.
  5. Listelerde işaretleme yapabilmek için bir kalem. 🙂

Nasıl Uygulanır?

  1. Tekniği kullanacağınız günün başında “Günlük Yapılacak İşler” listesini aşağıdaki gibi doldurun. Bu listeyi doldururken en öncelikli işin en üstte olmasına özen gösterin.
  2. Zamanlayıcıyı 25 dakika olarak ayarlayın.
  3. Zamanlayıcı süresi bitip, sesli ikaz verene kadar bölünmeden sadece elinizdeki işe odaklanarak çalışın.
  4. Zamanlayıcı süresi bittiğinde, elinizdeki işin yanına bir (X) çarpı işareti koyun ve 5 dakika dinlenin. Şu anda bir Pomodoro yapmış oldunuz. Pomodoro, tekniği uygularken kullanacağımız temel zaman birimimizdir.
  5. Toplamda 4 tane Pomodoro yapana kadar 2., 3. ve 4. maddeleri tekrarlayın. 4 Pomodoro yaptığınızda 30 dakika dinlenin. Dinlenme süresi bittiğinde tekrardan 2., 3. ve 4. maddeleri 4 Pomodoro olacak şekilde devam ediyor olacağız.
  6. Pomodoro bittiğinde elimizdeki iş bitiyorsa ve daha sonrasında bir güncelleme yapılmayacaksa “Günlük Yapılacak İşler” listesinde o işin üstünü şekildeki gibi çizin. Bu listedeki işin tamamlandığını gösterecektir.
  7. Günlük Yapılacak İşler” listesini bitirene ya da günlük yapabileceğiniz Pomodoro sayınız bitene kadar tekniği uygulamaya devam ediniz. Yeni başlıyorsanız günlük olarak 4 Pomodoro yapmak tekniği kavramanızı ve sıkılmadan benimsemenize yardımcı olacaktır.
  8. Tekniğimizin günlük uygulanmasını tamamladık.
  9. İleride bir işin ne kadar sürede yapılacağını tahmin etmek için günlük sayıları özet bir “Kayıt Listesi” ne aktarıyoruz. Bu listeye aktarım yaparken elimizdeki işleri tiplerine göre gruplamak ileride benzer işleri ne kadar sürede yapacağımız ile ilgili tahminlerde çok faydalı olacaktır.
  10. Eğer gün sonunda veya planladığımız Pomodoro sayısına ulaştığımızda işler tamamlanmaz ise, kalan işler “İş Envanteri” ne aktarılır.

Şu anda günlük olarak Pomodoro tekniğini uygulamış olduk. Teknik aslında bu kadar basit. Ancak tekniği uygularken bazı değişik durumlarla karşılaşacaksınız. Bu durumlar teknik içerisinde amaç olarak tanımlanmış olsa da, püf noktası olarak düşünebileceğimiz bazı ufak eklemelerle teknik daha kullanışlı hale gelebiliyor.

Bölünmelerle Başa Çıkmak

Tekniği uygularken en çok karşılaşacağınız durum bölünmeler. Bölünmeler iç ve dış olmak üzere ikiye ayrılmış olsa da aslında ikisiyle de başa çıkma yöntemi aynıdır.

İç bölünmeler, tekniği uygulayan kişinin içinden gelen, yaptığımız iş için olan dikkatimizi dağıtacak veya elimizdeki işi erteleyecek olaylardır. Bunlara örnek olarak, maillere bakmak, yerimizden kalkmak, yeme – içme, yapılan iş ile ilgili İnternet üzerinde bir şeyler aramak vb…

Dış bölünmeler, elimizdeki işi yaparken dışarıdan biri tarafından veya bir uyaran tarafından oluşan bölünmedir. Bu bölünmelere örnek; bir iş arkadaşımızın bir soru sorması, cep telefonumuzun çalması vb.

Bölünmeler ufak gibi gözükebilirler, ancak bu ufak bölünmeler bile elimizdeki işi yapmak için ihtiyacımız olan dikkat ve konsantrasyonu elde etmemize engel olacaktır. Bu yüzden bölünmeleri kabul edip onları yönetmek daha doğru bir seçim olacaktır.

Bölünmelerle başa çıkmak için;

  1. Bölünmeyi görünür yapmak ileri de benzer bölünmelerle başa çıkmak için fikir verecektir.
  2. Bölünme türlerine göre karışmayacak ayrı işaretlemeler kullanın. Örneğin iç bölünmeler için (+) artı işareti, dış bölünmeler için () tire gibi.
  3. Her bölünme geldiğinde türüne göre ilgili işareti üzerinde çalışılan işin yanına ekleyin.
  4. Bölünmenin öncelik durumuna göre aşağıdaki aksiyonlardan birini alın.
    1. Eğer bölünmeye sebep olacak işin acil olduğunu veya kısa bir süre içerisinde biteceğini düşünüyorsanız; “Günlük Yapılacak İşler” listesinin altında yer alan “Planlanmamış ve Acil İşler” bölümüne bu işi ekleyin. İşin önceliğine göre bir sonraki Pomodoro içinde veya 4 Pomodoro sonundaki büyük arada yapabilirsiniz.
    2. Eğer bölünmeye sebep olacak işin bugün yapılacak kadar acil olduğunu düşünmüyorsanız; “İş Envanteri” ne bu işi ekleyin. Yanına U harfi koyarak işin planlanmamış bir iş olduğunu görünür yapın. Eğer işin bir yetişme tarihi varsa bunu da mutlaka yanına yazın. Gün sonu değerlendirmesi yaparken bu işin acillik durumunu tekrar değerlendirin ve bu duruma göre aksiyon alın.
  5. Bölünmenin acillik durumuna göre aksiyon aldıktan sonra elinizdeki işe odaklanın ve bitirmeye çalışın.
  6. Bölünme bir dış kaynaktan geliyor ise; kaynağı, elinizdeki işi yaptığınız ve daha sonra ona döneceğiniz konusunda bilgilendirin. İşin ne zamana olduğunu ve ne istendiğini müzakere edip “Günlük Yapılacak İşler” listesine not alın. İşiniz tamamlandıktan sonra, dış bölünme kaynağıyla mutlaka iletişime geçin. Bu strateji ile dış bölünmelerde, sizi bölen kişiyi kaybetmeden daha verimli sonuçlar elde edebilirsiniz.
  7. Bölünmenin önceliği çok yüksek olması durumunda, aşağıdaki aksiyon sırasını takip edin.
    1. Elinizdeki işi bırakın, ancak (X) işareti eklemeyin (çünkü Pomodoro süresi tamamlanmadı).
    2. Bölünme türüne göre işaretlemeyi yapın.
    3. Acil işi tamamlayın ve teslim edin.
    4. 5 dakika dinlenin ve yeni bir Pomodoro’ ya başlayın.
  8. Gün sonu değerlendirmesinde yapmadığınız işleri için aşağıdaki adımları uygulayın.
    • İşin yetişmesi acil ise mutlaka bir sonraki günün “Günlük Yapılacak İşler” listesine alın.
    • İşin yetişmesine daha var ise “İş Envanteri” nde kalması unutulmaması için yeterlidir. Eğer bir teslim tarihi söz konusu ise buna dikkat ediniz.
    • İlk düşünüldüğünde iş acil olarak düşünülebilir ama aslında zaman ilerledikçe işe ihtiyaç olunmadığı durumlar olacaktır. Bu durumlarda işi listeden çıkartın.

İşin Tamamlanması

Pomodoro yaparken işin tamamlanması için 2 özel durum mevcuttur. Bu özel durumlar genelde Pomodoro bitmeden işin bitmesi gibi durumlarda ortaya çıkar. Bu durumlar;

  1. Eğer pomodoro’ nun ilk 5 dakikası geçmediyse ve elinizdeki işin bir önceki pomodorosu sırasında iş tamamlanmaya yakın olduğunu hissediyorsanız; pomodoroyu iptal edin ve işin tamamlanmış olduğunu belirtmek için üstünü çizin. Ancak pomodoro için (X) işareti eklemeyin (çünkü Pomodoro süresi tamamlanmadı) ve 5 dakika ara verdikten sonra yeni Pomodoro yapmaya başlayın.
  2. Eğer pomodorunun ilk 5 dakikasını geçtiyseniz; o zaman kalan zamanı bir iyileştirme ve geliştirme fırsatı olarak kullanın. Süre tamamlanana kadar elinizdeki iş ile ilgili iyileştirme, veya iş yapma şeklinizi geliştirecek noktaları düşünün.

Sonuç ve Öneriler

Pomodoro tekniği benim de kullandığımı bir teknik. İş ve günlük hayatımda – boş zamanlar hariç olan kısmında – faydalarını görüyorum ve kullanılmasının kolay olmasından dolayı uygulamanızı tavsiye ederim. Alışmak için değişik telefon uygulamaları veya benim gibi sıradan çıktı alınmış not kağıtları kullanabilirsiniz.

Pomodoro tekniği aslında biraz daha uzun ve 5 adımlı bir akıştan oluşuyor. Özet geçmek gerekirse;

  1. Günlük Yapılacak İşleri Planlamak
  2. Bölünmelerle başa çıkmak.
  3. Günlük işleri için süre tahminlerinde bulunmak.
  4. Pomodoro’ yu verimli hale getirmek
  5. Zaman çizelgesi oluşturmak

şeklinde. Ben bu yazıda sizlere ilk iki adımı anlatmaya çalıştım. Diğer adımları yapabilmek için mutlaka ilk iki adımı doğru şekilde yapıyor olmak ve biraz veri elde etmek gerekiyor. Bu yüzden Pomodoro ile ilgili bir sonraki yazıda bunlara değinmeye çalışıyor olacağım.

Bir sonraki yazıda görüşmek üzere.

Kaynaklar

  • https://francescocirillo.com/pages/pomodoro-technique
  • https://francescocirillo.com/blogs/blog/tagged/pomodoro-technique

 

 

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir